Новини

Методики оптимізації робочого часу






Методики оптимізації робочого часу



У нашу епоху виникає дуже актуальне питання: як керувати часом свого життя, як зробити все необхідне, потративши на це якнайменше зусиль та досягнувши поставленої цілі?


Для ведення своєї діяльності людина завжди використовує низку ресурсів, серед яких, наприклад: фінансові, інформаційні, людські тощо. У сучасному світі все більшого значення набуває такий ресурс, як час. Управління часом (тайм-менеджмент) є одним із необхідних інструментів для підвищення ефективності, який важливо використовувати як у діловому, так і в повсякденному житті.


Пітер Друкер зазначав: «До тієї пори, доки часом не керують, нічим іншим керувати неможливо». Тому оптимізація робочого часу є дуже важливою для особистого життя, кар’єрного зростання.


Є дуже багато різноманітних методик, які допомагають правильно розподіляти час. Розглянемо деякі з них.


Матриця Ейзенхауера – метод тайм-менеджменту, що допомагає розставити пріоритети за ступенем їх терміновості та важливості. Важливою умовою під час складання цієї матриці є вміння відрізняти важливі справи від термінових і відкидати ті справи, що не приносять жодної користі.


Матриця являє собою чотири квадрати, основою для яких слугують дві осі: вісь важливості (по горизонталі) та вісь терміновості (по вертикалі). Виходить, що кожний квадрат відрізняється своїми якісними показниками. Після їх заповнення створюється ясна картина того, чим потрібно займатися насамперед, а які справи взагалі не варті нашої уваги.


Для правильного складання матриці Ейзенхауера важливо пам’ятати деякі дрібні деталі. Справи, внесені у квадрат № 1 (термінові, неважливі справи), більшою мірою є відволікаючими і ніскільки не наближають нас до поставленої цілі, саме тому важливо не помилитися та не віднести їх до квадрату № 2 (із важливими та терміновими справами).


Квадрат № 2 у разі ідеального планування повинен залишатися пустим, адже поява важливих і термінових дій певною мірою є показником людської неорганізованості та веде до краху.


Завдання, що відносяться до квадрату № 3 (із терміновими неважливими справами), зазвичай не приносять зовсім ніякої користі, тому ними потрібно або займатися в останню чергу, або не займатися взагалі.


Найбільше уваги потрібно звернути на квадрат № 4 із важливими та нетерміновими справами, адже вони здатні принести нам найбільше користі в майбутньому. Дослідженнями доведено, що люди, які виділяють основну частину свого часу цим завданням, досягають найбільшим успіхів у житті, мають досить вільного часу та ведуть більш щасливе життя порівняно з багатьма іншими.


Діаграма Ганта – техніка візуального відображення завдань та часу. Ця техніка є досить старою, проте з часом вона тільки довела свою надійність. На одній осі графіка відображаються завдання, на іншій – час, потрібний для їх виконання. На діаграмі відображаються не лише самі завдання, а й їх послідовність. Це дає змогу робити все своєчасно.


Техніка «10-10-10». Особливість даної техніки полягає в тому, що шляхом постановки всього лише трьох запитань під час прийняття рішення вона допомагає визначити, буде рішення мати важливий вплив на наше життя у довгостроковій перспективі чи воно лише задовольняє наші тимчасові бажання. До списку цих питань належать:



– Що я подумаю про це рішення через 10 хвилин?


– Що я подумаю про це рішення через 10 місяців?


– Що я подумаю про це рішення через 10 років?


Науковці доводять, що людина приймає сотні дрібних та малих рішень за день. Близько 90% із цих рішень зазвичай є неважливими. І всього лише 10% із них мають значний вплив на наше життя.


Час – безцінний ресурс, який надзвичайно сильно впливає на показники, що відображають ефективність людської праці та діяльності всіх компаній світу.


Також при бажанні максимально оптимізувати свій час необхідно звернути увагу на такі важливі моменти.


План робочих завдань. Складання плану робочих завдань (на рік, на місяць та на кожен день) — їх можна записувати у блокнот, вносити в телефон, використовувати спеціальні програми, але важливі цілі повинні бути зафіксовані. Цей список слід переглядати і перевіряти на актуальність, редагувати його відповідно до нових завдань, що виникають, а також слідкувати за ймовірною зміною пріоритетності. Кожне завдання повинно мати фіксовані терміни, час початку і закінчення виконання. 


Концентрація на одному завданні. Варто пам’ятати, що свідомість і увага людини можуть ефективно концентруватися і працювати тільки з одним об’єктом: одним завданням, одним документом тощо. Багато хто вважає багатозадачність непоганим способом встигнути більше за день. Але насправді зосередження уваги на кількох завданнях одночасно робить вас менш продуктивним — на все йде більше часу, оскільки ви нічому не приділяєте достатньо уваги. Натомість варто зосередитися на одному завданні й таким чином зробити всю роботу швидше, що дозволить більш ефективно використовувати весь ваш час. 


Керування інформацією. Якщо ви навчитеся розділяти інформацію на потрібну та непотрібну, то заощадите час й не будете тримати в голові безглузді думки і неважливі справи. Але тут необхідно не впадати у крайнощі — не слід перейматися зайвою інформацією, але потрібно мати її достатній обсяг для аналізу, аби на його підставі приймати те чи інше рішення.


Виконання неприємної справи першою. Пам’ятайте: ще більшою неприємністю, аніж виконання небажаного завдання, є зволікання й очікування моменту, коли все ж таки доведеться ним зайнятися. Невирішене питання буде переслідувати, поки його не вирішити, а думки про нього будуть викликати все більше роздратування. Тож якщо серед ваших завдань з’являється неприємне — виконуйте його якомога скоріше.


Делегування і автоматизація. Розумне делегування справ дасть можливість позбутися виконання поточних завдань, які можна доручити підлеглим (чи взагалі «несвоїх» завдань, які має виконувати хтось з ваших колег). Це звільнить час для виконання ваших обов’язкових та більш важливих завдань. Головне — правильно сформулювати завдання, яке ви делегуєте, визначивши строк для його виконання.


Вміння відмовляти. У даному випадку йдеться про ситуації, коли до вас постійно звертаються колеги з проханням виконати ті чи інші справи, які взагалі ви не повинні робити. Звісно, багатьом притаманне бажання вгодити всім, але не слід забувати про власні інтереси. Якщо подібні звернення стають звичкою та забирають багато вашого робочого часу — потрібно навчитися говорити «ні».


Раціональне використання часу очікування. Беріть до уваги особливості свого життя та не витрачайте даремно час упродовж очікування (дорога на роботу і назад, запізнення на зустріч іншої людини, черга тощо). У цей час ви можете виконати частину якихось робочих справ, наприклад, спланувати завтрашній день, зробити кілька телефонних дзвінків, відповісти на повідомлення, електронного листа і таке інше.


Відновлення сил. Не забувайте відпочивати — плануйте свій відпочинок як одне з головних завдань. Саме від того, наскільки добре ви відновите свої сили, залежить якість і швидкість виконуваної роботи у подальшому. Зокрема, не нехтуйте сном — його час має становити 7 − 8 годин на добу, а також пийте достатню кількість води. Інакше ви можете відчути занепад сил, швидку втомлюваність, зниження захисних функцій організму, що може призвести до  депресії й, звісно, негативно впливатиме не лише на продуктивність праці, а й взагалі на темп вашого життя та рівень здоров’я.


Дані техніки можна застосовувати в різноманітних життєвих ситуаціях та для різних цілей: якісь із них використовуються під час планування робочого дня, якісь – для розроблення того чи іншого проекту, інші – для зосередження на тих завданнях, що принесуть нам найбільше цінності в довгостроковій перспективі.


                                                                                    За інформацією відділу організації судового процесу